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A importância da gestão documental para uma empresa

Poucos gestores dão a devida importância à gestão dos documentos da sua organização. Isso não faz sentido. Afinal de contas, que vantagem a organização obterá do grande volume de informação que produz e recebe se não tem os seus documentos devidamente organizados?

Atualmente, existem diversas soluções de gestão de documentos que, aliadas a serviços de digitalização e de consultoria, conferem um ótimo custo-benefício. O KOMI Doc, a solução de gestão documental da Konica Minolta é uma dessas ferramentas. Ao fazer a sua gestão de documentos de forma correta, criará um registo de toda a sua gestão de projetos, garantindo que, no futuro, poderá acessar e lembrar-se facilmente de detalhes importantes de todos os seus projetos, com a devida segurança e cumprimento das normas, uma vez que o KOMI Doc usa uma base de dados segura para armazenar todas as informações adicionadas ao sistema.

Mas afinal, o que é gestão documental?

A gestão documental é um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento adequado de documentos de maneira eficiente, segura e inteligente, possibilitando a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente.

Todos os dias, as empresas produzem um volume gigantesco de arquivos que, por sua vez, contêm informações valiosíssimas. Como tal, esses dados são considerados o principal património de uma organização e tornaram-se recursos de competitividade. Logo, a preocupação com o controle e com a segurança deve ser constante, pois o extravio de um só documento pode gerar prejuízos praticamente imensuráveis.

Por que deve investir em gestão documental?

Uma má gestão documental pode levar à perda de tempo, tornar os procedimentos mais complexos e aumentar o custo indireto da corporação — fatores que comprometem de maneira significativa os resultados ao final do ano. Além disso, o constante avanço da tecnologia tem mudado a forma como as organizações administram as suas informações. Ou seja, é preciso estar apto para atender às necessidades do mercado cada vez mais tecnológico.

Sem uma gestão inteligente dos seus documentos, a organização não consegue otimizar as suas operações e os seus processos organizacionais, além de não contar com uma estrutura eficiente que fundamente as suas tomadas de decisão.

Quais são os benefícios da gestão documental?

Com o crescente volume de dados produzidos, a gestão de documentos é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios para a entidade, como a melhoria da produtividade e a qualidade do processo decisório. Contudo, existem outras vantagens, tais como:

  • Economia de espaços físicos destinados ao arquivamento
  • Redução de custos operacionais
  • Segurança e confidencialidade das informações
  • Otimização do tempo das atividades e dos processos
  • Melhor gestão dos recursos financeiros
  • Maior controlo, rastreabilidade e acesso aos dados
  • Identificação e descarte de documentos obsoletos e desnecessários
  • Melhoria da gestão empresarial como um todo

Em suma, a gestão documental pode ajudá-lo a gerir melhor o seu negócio, pois utilizar a tecnologia para otimizar a documentação empresarial é uma maneira inteligente e estratégica de usufruir de todos os benefícios que ela pode oferecer. Portanto, analise criteriosamente a sua gestão de documentos e considere a necessidade de fazer um bom uso das funcionalidades oferecidas por estas ferramentas.

Quer fazer uma gestão documental mais eficaz e conhecer melhor o KOMI Doc? Então entre em contato com a Edicópia e veja como podemos auxiliar nesse projeto.